Con la finalidad de destacar la importancia del archivo de la Comisión Fulbright vamos a dedicarle una serie de posts que estamos seguros que serán de vuestro interés.

El archivo es clave para analizar la importancia educativa, científica y estratégica de la Comisión Fulbright a lo largo de estos 50 años de intercambios y cooperación

La historia de la institución y sus miembros se desgrana en los miles de documentos que albergan sus fondos. Los avatares de sus programas, la vida cotidiana de los becarios, las ilusiones y los proyectos de los profesionales que se relacionaron con la Comisión se encontraban en los documentos de su archivo a la espera que los historiadores los estudiasen y explotasen al máximo dicha información.

Pero para ello era necesario una puesta al día del archivo, que además podía cumplir una triple función: rescatar la memoria interna de la institución, precisamente en el momento histórico en el que cumplía 50 años de existencia; servir de fuente de información al exterior -a la investigación-;  y proporcionar un servicio interno de gestión documental.

De este modo en el año 2004 comenzó el proyecto de organización del archivo, dirigido por especialistas archiveros e historiadores.

El proyecto conjunto de la Comisión y el Instituo de Historia del CSIC

El precursor del proyecto fue el investigador del Instituto de Historia del CSIC, Lorenzo Delgado, y con la conformidad y colaboración de la dirección de la Comisión Fulbright se creó un equipo de trabajo para llevar a cabo dicho proyecto. El equipo estaba compuesto por: Mª Jesús Pablos, Directora Ejecutiva de la Comisión,  Mª Jesús Álvarez-Coca Jefe del Departamento de Coordinación y Normalización del Archivo Histórico Nacional, Antonio Niño profesor de Historia Contemporánea en la Universidad Complutense y Lorenzo Delgado, investigador del CSIC. A ellos se añadieron dos becarias que se encargarían de organizar y describir los fondos del archivo. La Comunidad de Madrid financió la mayor parte del proyecto que comenzó en enero de 2004, dicha financiación duró dos años pero ante la necesidad creada es actualmente la Comisión quien costea los gastos de gestión del archivo.

La reforma de los depósitos

El archivo que alberga la Comisión Fulbright en sus oficinas consta de 1.800 cajas distribuidas en 2 depósitos. En uno de los depósitos la falta de estanterías y de espacio hizo que se amontonasen las cajas con documentación, de tal forma que se estaban deteriorando de manera alarmante.

La reforma iniciada consistió en:

– Renovación del mobiliario con estanterías adaptadas al tamaño de las cajas de archivo.

– Se procedió a cambiar las cajas, pues muchas no eran cajas de archivo definitivo y otras estaban dañadas. Al mismo tiempo se añadió la nueva signatura: ACFE (Archivo Comisión Fulbright España) y un número correlativo que irá del 1 al 1800.

– Se sustituyeron las carpetas de plástico, anillas, clips y gomas por nuevas carpetas y subcarpetas de cartulina blanca con el nombre del archivo (Archivo Comisión Fulbright España).

El siguiente paso fue la Organización y Descripción de la documentación, para lo que era necesario la previa elaboración del Cuadro de Clasificación de los fondos del archivo. El Cuadro de Clasificación nos facilita una visión de conjunto de la totalidad del archivo, sus fondos y series. Una vez que tuvimos clara la estructura pasamos a describir la documentación. Para ello nos fue muy útil la base de datos de gestión de becarios de la Comisión, igualmente el fichero de becarios –fichas mecanografiadas de cada becario desde 1959 a 1993-, cuyos datos se encontraban parcialmente volcados en la base de datos de gestión citada.

Para recabar la información extraída de los expedientes necesitábamos diseñar una base de datos descriptiva, desarrollada a partir del Cuadro de Clasificación y que sirviera para la organización y gestión del archivo. El creador de la base de datos fue Miguel Nieto, informático de la Comisión, que desarrolló en entorno Access una aplicación que permite la descripción multinivel reflejando el cuadro de clasificación y que sigue la normativa internacional descriptiva de las ISAD(G) (International Standard Archival Description – General).

En estos 6 años se ha logrado organizar y describir la casi totalidad de los fondos de la Comisión (excepto una parte de los años 90) y como expondremos en otros posts una cantidad importante de los fondos de otros programas de becas que administró la Comisión.

Para todo el personal de la Comisión y para aquellos que se han acercado a la documentación histórica, lo trascendente ha sido descubrir que el intercambio cultural, educativo y científico entre los dos países es más que un ir y venir de becarios entre ambas orillas del Atlántico y que en estos 50 años de intercambios y cooperación hemos adquirido y conservado más de lo que imaginamos.